De VvE kijkt in detail naar de uitgaven die gedaan worden. Wanneer er werkzaamheden in of aan het pand moeten plaatsvinden, is het dan ook nodig om een professional voor de klus in te huren.
Dit betekent dat je moet weten wat een professional voor je kan betekenen en met name – zeker als eigenaar van een pand in Barcelona bent – wat een vastgoedbeheerder allemaal doet.
Zodra je dit artikel gelezen hebt, zul je inzien hoe belangrijk het is om een geregistreerde en professionele vastgoedbeheerder in te schakelen. Daarnaast zul je als eigenaar van een pand erachter komen welke dagelijkse taken en functies je kunt delegeren.
Inhoudsopgave
De 6 verplichte taken van vastgoedbeheerders
Als allereerste is het van belang om te benadrukken dat het geen volledig afgebakende norm is. In artikel 20 van de Ley de la Propiedad Horizontal worden namelijk alleen de belangrijkste functies gegeven.
| 📌 De wet is niet compleet dichtgetimmerd, maar gaandeweg zijn er aanvullingen en daarnaast heeft elke gemeenschap ook nog een stem. Dus wat zegt de Ley de la Propiedad Horizontal dan wel over de functies van vastgoedbeheerders? |
1. Zorgdragen voor de gang van zaken in het object
De wet geeft aan:
Zorgdragen voor het reilen en zeilen van het gehele pand, inclusief de installaties en overige diensten, met als doel het kunnen waarschuwen van de eigenaar(s) bij problemen of opvallende zaken.
Wat wil dit zeggen?
De vastgoedbeheerder is geen veiligheidsdienst of bewaker en hij hoeft ook niet elke dag in het pand aanwezig te zijn om incidenten te constateren.
Maar: Als de portier, een bewoner of iemand anders iets opvalt, moet de beheerder hier van op de hoogte gebracht worden en er iets mee doen. Het kan zijn dat de beheerder het euvel zelf kan oplossen, het kan ook zijn dat hij iemand anders of een bedrijf inschakelt om het probleem aan te pakken.
Gerelateerd artikel: 10 regels voor prettig wonen in een appartementencomplex
Foto via Pexels
2. Opstellen van toekomstig kostenoverzicht
De wet geeft aan:
Een plan met de te verwachten uitgaven dient tijdig opgesteld en voorgelegd te worden aan de VvE. Hierbij wordt een voorstel gedaan met welke middelen deze kosten gedekt kunnen worden.
Wat wil dit zeggen?
De beheerder kent de uitgaven van elk object en hiermee kan hij een begroting opstellen waarmee alle betalingen kunnen worden voldaan. Daarnaast dienen ook de kosten voor elke objecteigenaar in kaart gebracht te worden.
De beheerder moet de begroting dus opstellen, maar kan deze niet zelf goedkeuren. Hiervoor moet hij het document voorleggen een de VvE en officieel akkoord vragen.
Daarnaast is de beheerder ook belast met het bijhouden van de boekhouding van het pand en over de stand van de rekeningen verslag doen bij de VvE.
3. Onderhoud van het vastgoedobject
De wet geeft aan:
Zorgdragen voor het onderhoud van het pand en het regelen van de noodzakelijke reparaties. Hierover de VvE onmiddellijk informeren.
Wat wil dit zeggen?
Het gaat hier om urgente aangelegenheden, waardoor de VvE niet van te voren geïnformeerd hoeft te worden.
Dit betekent concreet dat de beheerder van het onroerend goed verplicht is op te treden bij een ernstig of urgent incident, waarbij de goedkeuring van de VvE pas naderhand plaatsvindt. Natuurlijk moet de beheerder zich wel verantwoorden tegenover de VvE.
De wet zegt over het onderhouden van een pand, dat alle faciliteiten en installaties gecontroleerd moeten worden, zodat blijkt dat ze nog steeds in goede staat zijn. Ook inspecties door wettelijke instanties behoren hiertoe.
4. Opdrachten van het bestuur uitvoeren
De wet geeft aan:
Uitvoering van onderhoudswerkzaamheden uit de beheerovereenkomst en verrichten van betalingen en vorderingen.
Wat wil dit zeggen?
De beheerder van het onroerend goed is altijd eindverantwoordelijk voor de uitvoering van de opdrachten van het bestuur.
Over het algemeen gaat het hier over werkzaamheden in het gebouw die reeds goedgekeurd zijn. De professionele vastgoedbeheerder stelt hiertoe een actieplan op en geeft de data aan waarop de acties plaats zullen vinden.
Als renovaties duurder uitvallen dan gepland, moet de vastgoedbeheerder voor deze extra kosten akkoord vragen. Daarnaast plant hij in wanneer bijdragen van eigenaren betaald moeten worden en hoeveel.
Foto via Pexels
Gerelateerd artikel: 5 Factoren bij het kopen van een appartement voor verhuur in Barcelona
5. Secretaris van de Raad van Bestur en Archivaris
De wet geeft aan:
Indien nodig optreden als secretaris en archivaris en noodzakelijke documentatie beschikbaar stellen aan de eigenaren.
Wat wil dit zeggen?
Een officieel geregistreerde vastgoedbeheerder kan ook ingezet worden als secretaris voor het bestuur. Tijdens vergaderingen is hij dan diegene die de notulen schrijft, verklaringen afgeeft en de niet-vertrouwelijke stukken archiveert.
De vastgoedbeheerder is verplicht deze niet-vertrouwelijke documenten 5 jaar lang te bewaren. Waar gaat het om bij niet-vertrouwelijke stukken? Het betreft hier facturen, ontvangstbewijzen of contracten die automatisch verlengd worden.
6. Overige bevoegdheden
De wet geeft aan:
Alle overige taken en verantwoordelijkheden die door het bestuur van de vastgoedbeheerder worden verlangd.
Wat wil dit zeggen?
Elk pand is anders en hierdoor kan een VvE nog andere taken toewijzen aan een beheerder. Activiteiten kunnen verschillen en dit ligt vooral aan het soort object; objecten die permanent bewoond worden of tweede woningen bijvoorbeeld.
| 📌 De taken van de vastgoedbeheerder kunnen dus omvangrijker zijn dan vastgelegd in de wet. De VvE dient daarom samen met de professionele beheerder om de tafel te gaan zitten om een volledig overzicht van taken en verantwoordelijkheden in het contract vast te leggen. |
In het kort hangt punt 6 dus af van de onderhandelingen tussen beheerder en Vereniging van Eigenaren.
Foto via Pexels
7. (Niet verplicht!) Juridische vertegenwoordiging van het vastgoedobject
Wet 39/2015 verplicht de VvE om elektronisch met de overheid te communiceren.
Over het algemeen wijst de VvE hiervoor de beheerder aan, zodat hij hen wettelijk vertegenwoordigt bij het verzenden en ontvangen van berichten van diverse overheidsinstanties.
Wat kun je doen wanneer de beheerder zijn verplichtingen niet nakomt?
Het zijn van vastgoedbeheerder is een vak apart en hiervoor dien je altijd een kundige partij in te huren.
Als de gecontracteerde beheerder zijn afspraken niet nakomt, wordt het tijd om naar een ander op zoek te gaan. ShBarcelona kan met trots zeggen dat ze lid zijn van de Colegio de Administradores de Fincas de Barcelona-Leida.
Deze officiële instantie houdt zich bezig met de regulering van het beroep en de handhaving van de kwaliteitsnormen. Uiteindelijk is dit niet vreemd, want het gaat hier in de meeste gevallen natuurlijk om iemands huis en daarmee zijn leven.
Ben jij eigenaar van een pand in Barcelona, maar woon je er niet? Met de Gold service voor de maandelijkse en jaarlijkse verhuur hoef je je nergens druk om te maken, want wij kunnen je vertegenwoordigen tijdens de vergaderingen van de VvE. Check onze pagina met diensten voor eigenaren in Barcelona en ontdek welke voordelen het biedt om ons deskundige team in te huren.
Behalve dat we AENOR gecertificeerd zijn, kun je in dit artikel lezen hoe wij steeds weer naar kwaliteit blijven streven.
Mocht je nog vragen hebben over welke taken verplicht uitgevoerd dienen te worden door de beheerder, bekijk dan het filmpje hieronder. Hierin geven de collega’s van Baeza Fincas meer informatie.
Geraadpleegde bronnen:
